Câu chuyện “trình bày hay – sếp gật đầu ngay!

Chị Linh – một nhân viên văn phòng cần chuẩn bị báo cáo tuần cho sếp. Nhưng bản báo cáo ban đầu của chị quá lan man, toàn chữ là chữ, khiến sếp và đồng nghiệp ngao ngán. Trong lúc loay hoay, chị Linh “cầu cứu” ChatGPT: “Hãy giúp tôi tạo một bảng tóm tắt số liệu, một checklist kiểm tra tiến độ, và một đoạn hội thoại ngắn giả định giữa tôi và khách hàng khó tính.”
Thật bất ngờ, ChatGPT soạn ra một bảng so sánh vô cùng trực quan, một checklist gọn gàng, và kịch bản hội thoại sinh động. Buổi họp hôm sau, chị Linh “tỏa sáng” nhờ khả năng trình bày thông tin “gọn nhẹ” mà lại “bắt mắt.”

Thời gian đọc: 5 phút

BẮT ĐẦU

Mục lục

1. Tại sao định dạng cụ thể lại quan trọng?

2. Làm thế nào để yêu cầu định dạng cụ thể từ ChatGPT?

3. Thực hành với các định dạng phổ biến

4. Ứng dụng kỹ thuật này vào công việc và sáng tạo nội dung

5. Kết bài

🌟 1. Tại sao định dạng cụ thể lại quan trọng?

Bạn đã từng đọc một tài liệu dày đặc chữ và cảm thấy “bơi” trong biển thông tin chưa? Không phải thông tin không hữu ích, mà chỉ vì thiếu định dạng phù hợp. Giống như cách sắp xếp tô phở vậy: một tô phở ngon không chỉ nằm ở chất lượng bánh phở hay thịt bò, mà còn ở cách hành, giá, rau thơm được “bố trí” khoa học, dễ nhìn.

1.1 Truyền tải thông tin rõ ràng và hiệu quả

• Một checklist giúp bạn lập kế hoạch nhanh hơn, tránh bỏ sót công việc.

• Một bảng biểu cho phép so sánh ưu, nhược điểm của nhiều lựa chọn trên cùng một trang, dễ đối chiếu.

• Một đoạn hội thoại giúp mô phỏng tình huống thực tế, khiến bạn hình dung rõ hơn cách giao tiếp.

1.2 Thu hút sự chú ý

Khi thông tin được trình bày dưới nhiều hình thức (danh sách, bảng, kịch bản...), người đọc dễ “bắt nhịp” hơn. ChatGPT có thể biến những đoạn văn dài dòng thành mẫu email, outline, hoặc kịch bản giúp tiết kiệm thời gian cho cả người viết lẫn người đọc.

💡 2. Làm thế nào để yêu cầu định dạng cụ thể từ ChatGPT?

Để ChatGPT tạo ra “món ăn đúng vị”, bạn cần nói rõ “khẩu vị” của mình:

1. Chỉ định loại định dạng mong muốn

Tạo một checklist 10 điểm về cách cải thiện kỹ năng viết prompt.

Viết một email ngắn gọn giới thiệu lợi ích của việc sử dụng ChatGPT.

2. Cung cấp bối cảnh hoặc mục đích

Trình bày ưu và nhược điểm của việc sử dụng AI trong giáo dục dưới dạng bảng, dành cho buổi hội thảo ở trường đại học.

ChatGPT sẽ tự hiểu bạn muốn một bảng dễ đọc, cột ưu điểm, cột nhược điểm...

3. Càng chi tiết, càng tốt

Viết một đoạn hội thoại giữa người mới và chuyên gia AI, mỗi người nói tối đa 2-3 câu, sử dụng ví dụ hài hước về sai lầm thường gặp khi sử dụng ChatGPT

4. Đừng ngại thử nghiệm và điều chỉnh: nếu kết quả chưa ưng ý, hãy yêu cầu thêm:

Viết lại với ngôn ngữ trang trọng hơn và thêm cột 'giải pháp' trong bảng so sánh.

3. Thực hành với các định dạng phổ biến

Dưới đây là một số gợi ý để bạn “vọc” cùng ChatGPT, kèm theo hướng dẫn chi tiết:

3.1 Danh sách/checklist

1. “Tạo một checklist 10 điểm về cách cải thiện kỹ năng viết prompt.”

2. “Hãy yêu cầu ChatGPT đưa ra ví dụ minh họa cho từng điểm trong checklist.”

3. Đọc kết quả và đánh giá: “Liệu checklist này đã đủ rõ ràng? Cần bổ sung gì?”

3.2 Email ngắn gọn

1. “Viết một email giới thiệu về lợi ích của việc sử dụng ChatGPT trong công việc, giọng điệu thân thiện nhưng vẫn chuyên nghiệp.”

2. Hãy kiểm tra xem ngôn ngữ có đúng “tông” văn hóa công ty bạn không.

3. Nếu cần, yêu cầu ChatGPT điều chỉnh độ dài hoặc cách xưng hô.

3.3 Bảng biểu

1. “So sánh ưu và nhược điểm của làm việc từ xa và làm việc tại văn phòng, trình bày dưới dạng bảng.”

2. Sau đó, có thể yêu cầu: “Thêm một cột ‘giải pháp cân bằng’ để gợi ý cách kết hợp hai hình thức làm việc.”

3.4 Đoạn hội thoại/kịch bản

1. “Viết một đoạn hội thoại ngắn giữa người mới sử dụng ChatGPT và chuyên gia AI về cách đặt câu hỏi hiệu quả.”

2. Yêu cầu ChatGPT thêm yếu tố hài hước hoặc biến tấu ngôn ngữ (formal/informal) theo nhu cầu.

3.5 Tạo nhiều phiên bản nội dung & đánh giá

Đầu tiên:

Đưa ra 20 tiêu đề khác nhau cho bài viết ‘Cách sử dụng ChatGPT hiệu quả trong công việc’

Sau khi nhận được 20 tiêu đề, thử:

Hãy đóng vai một chuyên gia copywriter và xếp hạng mỗi tiêu đề này trên thang điểm từ 1–10, sau đó sắp xếp từ tốt nhất đến kém nhất.

Cuối cùng:

Trình bày kết quả trên dưới dạng bảng, thêm một cột thứ ba với đề xuất cải thiện cho mỗi tiêu đề.

Thông qua các bài tập này, bạn không chỉ hiểu rõ các loại định dạng (checklist, bảng, hội thoại, email...), mà còn cách yêu cầu ChatGPT điều chỉnh và đánh giá chất lượng đầu ra.

💡 4. Ứng dụng kỹ thuật này vào công việc và sáng tạo nội dung

4.1 Trong công việc

• Báo cáo nội bộ: Tạo bảng tóm tắt kết quả kinh doanh, checklist công việc còn tồn đọng, hoặc kịch bản tình huống ứng xử với khách hàng.

• Email chuyên nghiệp: Thay vì viết “tràng giang đại hải,” yêu cầu ChatGPT tạo email gọn gàng, có lời chào, nội dung, lời kêu gọi hành động, chữ ký.

4.2 Trong sáng tạo nội dung

• Viết blog: Sử dụng outline (dàn ý) để xây dựng khung bài. Bạn cũng có thể yêu cầu ChatGPT tạo bullet points, sau đó phát triển chi tiết từng điểm.

• Kịch bản video: Muốn làm clip TikTok, YouTube? Hãy nhờ ChatGPT viết kịch bản gồm lời dẫn, lời thoại, bối cảnh, props, v.v.

4.3 Trong học tập

• Trình bày ý tưởng nghiên cứu: Tạo outline hoặc bảng biểu để nêu rõ giả thuyết, phương pháp, kết quả dự kiến.

• Soạn checklist ôn tập: Liệt kê các mục tiêu học tập, tài liệu, thời gian, v.v.

Càng bạn tương tác và thử nghiệm, ChatGPT càng cho thấy sự linh hoạt trong việc tạo ra các định dạng độc đáo, phục vụ “đúng nhu cầu” của bạn

Kết bài

Bằng cách yêu cầu định dạng cụ thể, bạn có thể biến ChatGPT thành bậc thầy trình bày thông tin – từ checklist tiện dụng, bảng so sánh rõ ràng đến đoạn hội thoại hấp dẫn.

Hãy đón chờ bài viết kế tiếp trong chuỗi “ChatGPT từ Zero đến Hero” với chủ đề:
“Khi ChatGPT trở thành ‘nhà tư vấn chiến lược’ của bạn”

KẾT THÚC

Hẹn gặp lại ở bài viết sau!